個人情報の取得・利用について

２．個人情報の適正な取得について

当社は、お客さまの個人情報を適正に取得いたします。
当社では、例えば、以下のような情報源から個人情報を取得することがあります。

＜取得する情報源の例＞
・お客さまとのお取引の際に、ご記入・ご提出いただいた申込書、契約書などの書類等
・お客さまからご提供いただいた名刺
・お客さまとの対面、電話、郵送、メール等を通じてご提供いただいた情報
・オンラインフォームやアンケートにてご記入いただいた情報

3．個人情報を提供することの任意性、及び提供いただけない場合に生じる結果について

お問合せ入力画面、ご注文フォーム、その他の画面及び書面を通じて、お客様が個人情報を当社に提供いただくことは任意ですが、必要な個人情報をご提供いただけない場合は、お問合せ・ご注文いただいた内容に対するご回答・ご対応ができない場合があります。

4. 個人情報の共同利用

当社は、お客さまの多様なご期待にお応えするために、上記１．により区分されるお客さまの個人情報を、当社のグループ各社（三菱ＨＣキャピタル株式会社および同社ホームページにある「国内グループ会社」の欄に記載された会社をいいます。）を共同利用者として、上記１．に記載した利用目的の範囲内で共同して利用することがあります（個人番号は、他者と共同して利用することはありません。）

本件で共同利用させていただく三菱ＨＣキャピタル株式会社の国内グループ会社についてはこちらをご覧ください。
当社が取得する個人情報の共同利用において責任を有する者の名称、住所、代表者の氏名

MHC環境ソリューションズ株式会社
〒105-0003 東京都港区西新橋1-3-1　西新橋スクエア
代表取締役社長　竹田　真史

5. 個人情報の取扱いの委託

当社は、お客さまへのより良いサービスの提供のため、個人情報の取り扱いを外部の業務受託事業者に委託する場合があります。委託にあたっては、個人情報を適切に取り扱う委託先を選定し、委託先で適切な管理が実施できるよう必要な事項を取り決め、当社同様に個人情報の適切な管理を要求し、お客さまの個人情報保護に努めます。業務受託事業者とは、個人情報の共有に際して守秘義務を含む契約を締結し、必要な範囲内で必要な情報のみを開示し、サービスの提供を目的とする以外での情報の利用を禁止しております。

6. 個人情報の第三者提供について

当社は以下の場合を除き、事前の同意を得ることなく、お客様の個人情報を第三者に提供することは致しません。

• あらかじめご本人から同意をいただいている場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 合併その他の事由による事業の承継に伴い個人情報を提供する場合

7. 保有個人データの開示等請求手続について

当社の保有個人データに関する開示等（利用目的の通知、開示、追加又は削除、利用の停止、第三者提供記録の開示、消去および第三者への提供の停止）につきましては、以下の手続きにて受け付けております。当社は、個人情報の開示等を請求された場合は、法令に基づきお客様に遅滞なく必要な対応をするものといたします。

なお、保有個人データの開示等のご請求をいただいた場合、当社所定の「ご本人様確認」の手続きを取ったうえで、以下のとおり当社所定の申出の手続きをお願いいたします。

(1) 開示等請求手続の対象となる保有個人データ

• (ア) お取引先ご担当者の個人情報
• (イ) 当社サービス等の提供のため付随的に取得した個人情報
• (ウ) 採用希望者の個人情報
• (エ) 当社従業員の個人情報

(2) お申し込み者

1. ご本人
2. ご本人が未成年者または成年被後見人の場合の法定代理人
3. ご本人が委任した代理人

(3) お申し込み受付窓口と受付時間

• (ア) 受付窓口
  以下の受付窓口まで、お申し込み必要書類をご提出ください。
  〒105-0003 東京都港区西新橋1-3-1　西新橋スクエア
  ＭＨＣ環境ソリューションズ株式会社 法務・コンプライアンス部（個人情報保護担当）
  TEL 03-3503-7333
• (イ) 受付時間　当社営業日の10:00～16:00（12:00～13:00は除く）

(4) お申し込み必要書類

1. 当社所定の「取引記録等開示申込書」（本申込書のお取り寄せについては、当社受付窓口までご連絡ください。）
2. 本人確認書類
   運転免許証、健康保険の被保険者証、年金手帳、身体障害者手帳、写真付き住民基本台帳カードマイナンバーカード、旅券（パスポート）、その他公的に本人を証明する書類（有効期限内）の写し1点。
   ただし、写真貼付が無い証明書類の場合には、2種類以上の証明書類（有効期限内）の写しが必要となります。
   なお、ご郵送の場合は、上記に加え、印鑑証明書1通（発行日より3ヶ月以内）が必要となります。運転免許証・パスポート等） 3.代理人による開示等請求の場合は、上記2に加え、代理権があることを確認するための書類
   ①.法定代理人
   ・未成年者の場合………本人の戸籍謄本（発行日より3ヶ月以内）
   ・成年被後見人の場合…本人の登記事項証明書（発行日より3ヶ月以内）
   ②.任意代理人
   本人の印鑑証明書（発行日より3ヶ月以内）及びおよび委任状代理人資格証明書類（代理人の方が依頼される場合）

(5) 手数料

開示等のうち、開示についてご請求の場合は、お申し込み受付時に手数料1,000円（消費税等含む、送料別）をお支払いただきます。お申し込み必要書類をご提出いただく際の郵送費用はお客様にてご負担ください。
なお、当社が開示する個人情報が事実と異なる場合は、直ちにご返却いたします。

(6) 開示等請求への対応

• (ア) 回答方法
  回答はご本人またはその代理人に電磁的記録の提供による方法、または書面にて通知いたします。
  ただし、代理人によるご請求であっても、ご本人に直接回答することがございますので、あらかじめご了承ください。
• (イ) 以下に該当する場合は、開示をいたしかねますので、あらかじめご了承ください。開示しないことを決定した場合は、その旨の理由を付してご通知申し上げます。また、この場合も所定の手数料をお支払いただきます。

• ご本人の確認ができない場合
• 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の申し込み必要書類に不備があった場合
• 当社が保有しない個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、削除、利用停止等のご請求をされた場合
• 所定の手数料のお支払がない場合
• 開示請求のあった個人情報が、保有個人データに該当しない場合
• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
• 当社が個人情報の利用目的を通知することによって、当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
• 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合があって、利用目的を通知することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 当社が個人情報の開示、利用の停止、消去または第三者への提供の停止を行うことによって、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合
• 当社が個人情報の第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、代替手段によりご本人の権利利益を保護することが可能な場合

8. お問い合わせ、苦情・相談等の受付窓口および個人情報保護統括責任者の代理人について

当社は、お客さまからご本人の個人情報についてのお問い合わせや苦情・相談等のお申出があった場合には、適切かつ迅速に対処いたします。
お問い合わせや苦情・相談等の受付窓口および当社の個人情報保護統括責任者の代理人は以下のとおりです。

【受付窓口】
ＭＨＣ環境ソリューションズ株式会社　法務・コンプライアンス部長
（受付時間：平日 10:00～16:00（12:00～13:00は除く））
電話番号：03-3503-7333
〒105-0003 東京都港区西新橋1-3-1 西新橋スクエア

9. 認定個人情報保護団体について

当社は個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である下記認定個人情報保護団体の会員となっております。

一般財団法人　日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
電話番号：03-5860-7565

10. 特定個人情報の取扱いについて

1. 当社は、事業活動に関して、特定個人情報について「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）、｢個人情報の保護に関する法律｣及び「特定個人情報の適切な取り扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守します。
2. 当社は、当社の｢個人情報保護方針｣を｢特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針｣として、特定個人情報の適正な取扱いの確保を行います。
3. 当社は、番号法9条各号に定められている社会保障、税及び災害対策に関する行政事務手続きの履行を特定個人情報の利用範囲として目的の達成に必要な限度で、特定個人情報を取得して利用するものとします。
   当社の取り扱う特定個人情報の主な利用範囲は次の各号のとおりです。
   1. 当社が、従業員等から特定個人情報の提供を受けて、これを給与所得・退職所得の源泉徴収票、給与支払報告書、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、労働者災害補償保険法に基づく請求等各種法定調書等必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等に提出する事務
   2. 当社が、特定個人情報の提供を受けて、これを報酬・料金等の支払調書、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書、不動産の使用料等の支払調書、不動産等の譲受けの対価の支払い調書等各種支払い調書に記載して税務署長に提出する事務
   3. 当社が、行政機関等又は他の事業者から特定個人情報を取り扱う事務の委託を受けた業務の履行
   4. 当社は、特定個人情報について、法令等に定められている場合を除き、ご本人さまの特定個人情報を第三者に提供しません。また共同利用も行いません。但し、番号法第19条（特定個人情報の提供の制限）に定められた各号のいずれかに該当する場合は、特定個人情報の提供を行う場合があります。
   5. 当社は、法令等で定められた利用目的の範囲内において特定個人情報の取扱いを委託する場合があります。
   6. 当社が保有している特定個人情報についての開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、若しくは利用目的の通知(以下「開示等」といいます。)を請求される場合または苦情をお申出になる場合には、当社の｢7.保有個人データの開示等請求手続について｣のとおりとします。

11. 安全管理のために講じた措置について

当社は、当社で取り扱うすべての個人情報の漏えい等を防止し、適切に管理するため、以下の安全管理措置を講じております。

【基本方針の策定】
個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

【個人情報の取扱いに係る規律の整備】
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報の取扱規程を策定しています。

【組織的安全管理措置】
個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部門による監査等を実施しています。

【人的安全管理措置】
個人情報の取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施しています。

個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

【物理的安全管理措置】
個人情報を取り扱う区域において、役職員の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。

個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

【技術的安全管理措置】
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定しています。

個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

【外的環境の把握】
外国において個人情報を取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。